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UN(E) AGENT(E) D’ACCUEIL

UN(E) AGENT(E) D’ACCUEIL

SERVICE : Direction GENERALE
RELATIONS HIERARCHIQUES : Sous la direction du directeur général et sous l’autorité de l’attachée de direction/responsable de communication - Siège de l’EPFA Guyane 14 Esplanade de la Cité d’Affaires à Matoury

CONTEXTE
L’établissement public d’aménagement en Guyane (EPAG) est devenu depuis le 1er janvier 2017 l’Etablissement public foncier et d’aménagement de la Guyane (EPFA Guyane). (cf www.epfag.fr)
Ce changement s’accompagne d’une nouvelle mission de mise en œuvre d’une opération d’intérêt national en Guyane dont les périmètres ont été créés par décret en décembre 2016. Il s’agit de 24 périmètres sur 9 communes et intéressant 3 EPCI.
En 2012-2013, ses missions se développent au plus près des collectivités de l’Ouest au travers d’une agence composée des services opérationnels de l’EPFA ceci afin d’optimiser le travail assuré auprès des partenaires de ces territoires.
Il s’agit d’un poste en CDI

MISSIONS DE BASE
Sous la responsabilité de l’Attachée de direction/Responsable de communication, l’Agent d’accueil a pour rôle principal d’accueillir et de renseigner le public.
Parmi ses autres fonctions, l’agent d’accueil a, en charge la réception du courrier postal arrivée et départ par la poste et assure aussi des missions de secrétariat auprès du directeur général et du Secrétaire général

L’agent d’accueil est amené à suppléer l’Attachée de direction/Responsable de communication en son absence sur certaines missions liées au traitement du courrier arrivée et départ

L’agent d’accueil, représente l’image de l’établissement auprès des partenaires, clients et intervenants avec lesquels il est en contact direct au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens du contact et qualité d’écoute. Il est capable d’orienter les personnes vers le bon interlocuteur.

FONCTIONS
Il lui sera notamment demandé :

Dans le cadre de la fonction d’accueil au public :
• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
• Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes ;
• Renseigner sur l’organisation des services de l’Etablissement ;
• Accompagner et introduire les visiteurs au sein de l’Etablissement ;
• Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet…

Dans le cadre de la réception du courrier, il lui sera notamment demandé de :
• Gérer le courrier arrivées et départ ;
• Enregistrer le courrier postal, le scanner sur le logiciel DOTELEC
• Assurer la diffusion au bon interlocuteur
• Respecter le secret professionnel

Dans le cadre de ses missions de secrétariat, il lui sera notamment demandé de :
• Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers...
• Prises de notes et rédaction de comptes rendus
• Reproduction des documents
• Classement et archivage des documents
• Organiser et prioriser les activités de secrétariat

PROFIL
Pré-requis :
Formation minimale Bac
Titulaire du permis B

Compétences attendues - savoir-faire
De par sa formation, compréhension sur la demande de ses interlocuteurs
Qualités rigueur, organisation
Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique
Connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautique
Connaissance du métier de secrétariat

Aptitudes, motivations et comportements professionnels – Savoir être
Capacité à travailler en équipe, à communiquer
Capacité d’adaptation, autonomie et mobilité
Ponctualité

INFORMATION CONTRACTUELLE
- Type et durée de contrat : Contrat à Durée indéterminée
- Statut : Agent de maîtrise
- Temps de travail : Temps complet
- Salaire indicatif : Selon expérience et grille indiciaire de l’établissement
- Qualification : Selon expérience

CONTACT
Pour tout renseignement sur le poste :
Clara CLET c.clet@epag.fr – Attachée de direction/Responsable de communication
Stéphane LOUPEC s.loupec@epag.fr – Directeur administratif et financier

Pour tout renseignement administratif :

Edmonde NARAYANIN rh@epag.fir – Chargée mission RH

Candidatures à adresser avant le 15 sept 2017
Monsieur le Directeur de l’EPFAG
-  par courrier : La Fabrique Amazonienne – 14, Esplanade de la cité d’affaire – 97351 Matoury
-  par fax : 05.94.38.77.01
ou par mail : rh@epag.fr

Prise de poste immédiatement